LUNIFAI
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Proposition pour Association 50+ Actif

Projet IA et automatisation sur mesure pour Association 50+ Actif.

Une base unique, un moteur d'événements et une facturation automatisée pour l'Association 50+ Actif.

Émise le 2 août 2026 Valide jusqu'au 1 septembre 2026 Réf prop-dcb3dc5b
Le problème

Ce qui ralentit votre croissance

Avant d'implémenter une solution, il faut comprendre le problème. Voici les défis identifiés dans votre business.

01

Invitations envoyées une par une

Chaque campagne commence par un copier-coller des adresses depuis les fichiers Excel vers Outlook, suivi d'un nettoyage des retours à la ligne, puis les messages partent individuellement à plus de 50 destinataires. Ce cycle se répète pour 4 événements employeurs par an et 11 ateliers candidats par semestre, soit 26 campagnes annuelles. Rien n'est capitalisé d'une édition à l'autre, et le moindre ajout de destinataire repart du même point de départ.

02

Inscriptions gérées par mail

Aucun lien d'inscription n'accompagne les invitations : les réponses arrivent par mail, et chaque inscription est retranscrite à la main dans un nouveau tableau Excel. La confirmation de présence et le rappel de l'événement sont envoyés manuellement, sans aucune liste consolidée disponible en temps réel. Ce processus se reproduit intégralement à chaque événement, sans capitalisation d'une occurrence à l'autre.

03

Une même personne, plusieurs fichiers

Les contacts sont répartis entre des fichiers séparés (candidats, membres 50+ et AG, réseauteurs, mentors, entreprises, membres Impact50+, faîtières, conseillers ORP et AI). Une même personne figure dans deux catégories et reçoit deux fois le même envoi. Sur 26 envois par an, chaque doublon écorne la crédibilité de l'association auprès d'employeurs et de partenaires institutionnels. Sans base unifiée, ce risque ne s'élimine qu'au prix d'un contrôle croisé manuel à chaque envoi.

04

Statistiques reconstituées à la main

Les statistiques de réinsertion (entrées, sorties, taux sur l'année civile du 1er janvier au 31 décembre) sont reconstruites manuellement en fin d'année, à partir de fichiers qui ne parlent pas entre eux. Le chiffre qui compte le plus pour l'association, son taux de réinsertion, n'existe donc qu'une fois par an et demande plusieurs jours de consolidation. Entre deux cycles, il n'y a aucun pilotage possible ni aucune donnée à jour à présenter aux financeurs cantonaux. Les événements, eux, n'apparaissent nulle part sur 50actif.ch.

La solution

Comment on règle ça

Voici comment l'offre LUNIFAI répond directement à chacun des problèmes ci-dessus.

01

Une seule base, zéro doublon

Chaque contact existe une seule fois dans la base, avec ses rôles multiples (candidat, mentor, réseauteur, entreprise, membre Impact50+, faîtière, conseiller ORP-AI). Chaque liste d'envoi devient une vue filtrée sur cette base unique : l'envoi double devient structurellement impossible, et le copier-coller depuis Excel disparaît. C'est la même architecture Airtable que tu utilises déjà sur Immo-Solidaire, sans courbe d'apprentissage pour ton équipe.

02

Inscriptions et rappels automatiques

Chaque invitation embarque un lien d'inscription. Dès qu'une personne s'inscrit, une confirmation part immédiatement et un rappel automatique est envoyé sept jours avant l'événement. La liste des inscrits est à jour en temps réel, sans aucune resaisie. À la veille de l'événement, les étiquettes ou badges sont générés en PDF prêt à imprimer, et un rétroplanning est créé automatiquement à l'ouverture de chaque nouvel événement.

03

150 heures et 7'500 CHF par an

Trois postes disparaissent. Le cycle événementiel d'abord : construction de la liste, envois individuels à plus de 50 destinataires, traitement des réponses, confirmations et rappels, soit environ 4h30 par édition et près de 115 heures sur les 26 campagnes annuelles. La saisie des nouvelles demandes ensuite, une trentaine d'heures de création de fiches à la main. La reconstruction des statistiques en fin d'année enfin, une vingtaine d'heures. Sur une base prudente de 50 CHF de l'heure charges comprises, ces 150 heures valent 7'500 CHF par an. L'investissement est amorti en moins de douze mois, puis l'économie se répète chaque année.

04

Statistiques fiables en continu

Les indicateurs de réinsertion (entrées, sorties, taux sur l'année civile) se calculent automatiquement depuis la base unique et sont disponibles à tout moment, sans consolidation manuelle. Le reporting cantonal se produit en quelques minutes plutôt qu'en quelques jours, et les financeurs disposent de données vérifiables entre deux cycles annuels. Les événements se publient automatiquement sur 50actif.ch, sans charge supplémentaire pour le secrétariat.

Avant / Après

Ce qui change concrètement.

~150 h/an, soit 7'500 CHF, récupérés chaque année

Aujourd'hui
  • 26 campagnes par an gérées à la main : copier-coller depuis Excel, nettoyage de la mise en page, envois individuels à plus de 50 destinataires, réponses traitées une par une, resaisie des inscriptions dans un nouveau tableau à chaque édition. En ajoutant la saisie des candidatures et la reconstruction annuelle des statistiques, environ 150 heures par an absorbées par de la resaisie.
Après cet engagement
  • Les invitations partent depuis une base unique filtrée, le lien d'inscription gère les confirmations et rappels automatiquement, la liste des inscrits est à jour en temps réel et les statistiques se calculent seules. Le temps de traitement par édition tombe à quelques minutes de vérification, et près de 40% du temps de secrétariat repart vers l'accompagnement des candidats et la relation employeur.
Pour qui

Qui en profite dans votre équipe.

01

Eliane Rosset, directrice

Pilote les statistiques de réinsertion en temps réel et produit le reporting cantonal en quelques minutes, sans consolidation manuelle en fin d'année.

02

Équipe administrative

N'a plus à gérer les inscriptions par mail ni à tenir des tableaux Excel parallèles : les confirmations, rappels et listes de présence sont produits automatiquement.

03

Conseillers ORP et AI

Reçoivent des invitations ciblées sans être exposés aux doublons ni aux envois destinés aux autres catégories de contacts.

04

Employeurs partenaires

Reçoivent uniquement les communications qui les concernent, grâce à la segmentation par vue filtrée, ce qui préserve la crédibilité de l'association à leurs yeux.

Le déroulé

Un événement, du début à la fin.

Ce que devient concrètement un atelier candidats ou une conférence Impact50+, de sa création à ses statistiques.

01
Vous créez l'événement

Une fiche, une date, et vous cochez le public visé parmi vos catégories de contacts. Le rétroplanning se crée aussitôt, avec ses échéances calculées à rebours depuis la date.

02
Les invitations partent

Elles partent depuis votre boîte Outlook habituelle, une par une, vers exactement les personnes cochées. Plus de copier-coller depuis Excel, plus de retours à la ligne à nettoyer, et personne ne reçoit deux fois le même message.

03
Chacun s'inscrit en un clic

Chaque invitation contient un lien personnel. La personne clique, c'est inscrit. Rien à ressaisir, aucun formulaire à remplir. La confirmation part dans la seconde, avec l'événement prêt à ajouter à son agenda.

04
Rappels et logistique automatiques

Une semaine avant, chaque inscrit reçoit son rappel. Deux jours avant, vous recevez les étiquettes et la liste de présence à signer, prêtes à imprimer. Après l'événement, vous cochez les présents, le remerciement part et les statistiques se mettent à jour.

La stack

Les outils sur lesquels le système tourne.

01

Airtable

La base unique : contacts, candidats, suivis, événements, inscriptions et statistiques au même endroit. C'est déjà l'outil du CRM Immo-Solidaire, ton équipe le connaît.

02

n8n

Le moteur d'automatisation qui relie tout : envois, confirmations, rappels J-7, génération des étiquettes et rapprochement des paiements. Hébergé en Europe.

03

Formulaires en ligne

Inscription aux événements et formulaire critères d'admission, intégrés directement dans les pages de 50actif.ch. Hébergement européen, dépôt de CV possible.

04

Outlook et Microsoft 365

Les invitations continuent de partir depuis vos adresses actuelles. Aucun outil d'emailing supplémentaire, aucun changement visible pour les destinataires.

05

WordPress (50actif.ch)

Les événements se publient automatiquement sur le site existant. Le site n'est ni refait ni déplacé, et FORSTEL garde la main dessus.

06

QR-facture suisse

Facturation des événements payants au standard suisse, avec rapprochement du paiement et liaison vers l'outil comptable de l'association.

Tous les comptes sont ouverts au nom de l'association, qui en reste propriétaire. Aucun développement propriétaire, aucune dépendance à LUNIFAI pour continuer à faire tourner le système.

Calendrier

Du démarrage à la mise en production

Voici la séquence des étapes après signature.

01
Phase 1 · Semaines 1 à 3

Le socle. Base unique sans doublons, reprise des fichiers Excel, formulaire d'inscription des nouvelles demandes, statistiques candidats sur l'année civile.

02
Phase 2 · Semaines 4 à 5

Le moteur d'événements. Invitations, inscriptions, confirmations, rappels, étiquettes, rétroplanning et publication sur le site.

03
Phase 3 · Semaines 6 à 7

La facturation et la passation. Événements payants, QR-facture et rapprochement, puis formation de l'équipe et support.

Feuille de route

Ce qui vient ensuite.

Hors périmètre de cette proposition. Ces pistes se chiffrent séparément, plus tard.

01

Envois ciblés aux réseauteurs

Plutôt que d'envoyer tous les profils à tout le groupe, chaque réseauteur ne reçoit que les profils qui correspondent à son secteur et à son réseau. Le taux de réponse monte, et on sait enfin quels réseauteurs génèrent réellement des placements.

02

Mise en relation candidats et mentors

Proposition automatique du mentor ou parrain le plus pertinent pour chaque nouveau candidat, sur la base du parcours professionnel, du secteur visé et de la disponibilité du mentor.

03

Comptes rendus d'entretien automatiques

L'entretien est enregistré, transcrit et résumé automatiquement dans la fiche du candidat, avec les points clés et les actions à suivre. Le coach garde ses notes sans les rédiger.

04

Rapport annuel pour les financeurs

Génération automatique du rapport destiné aux financeurs cantonaux : taux de réinsertion, participation aux ateliers, courbe des entrées et sorties, exportable en PDF ou partageable par lien.

Les formules

Trois périmètres, à vous de choisir.

Chaque formule contient la précédente. Vous pouvez démarrer par la première et monter plus tard, rien n'est à refaire.

Indiquez-moi la formule retenue et j'ajuste le contrat et la facture en conséquence.

Investissement

Votre investissement

Investissement total hors TVA · Complet
CHF 5 685
TVA 8,1 % CHF 460.49
Total TVA comprise CHF 6 145.49
Acompte 50%À la signature CHF 3 072.74
Solde 50%À la livraison CHF 3 072.75
LUNIFAI
Conditions

Conditions Contractuelles

Proposition pour Association 50+ Actif · Projet IA et automatisation sur mesure

01Objet

LUNIFAI fournit des prestations d'automatisation, intégration, développement IA et low-code/no-code. Le détail des livrables figure dans la proposition commerciale.

02Obligations

LUNIFAI s'engage à mobiliser les moyens nécessaires à la bonne exécution de la mission et à informer rapidement le Client en cas de blocage. Le Client fournit les éléments nécessaires, valide les livrables dans les délais et règle les sommes dues selon les modalités convenues.

03Responsabilité

LUNIFAI intervient comme intégrateur de solutions tierces (n8n, Airtable, etc.). Il n'est pas responsable des bugs ou limites de ces outils. Sa responsabilité se limite à une obligation de moyens, hors faute grave.

04Paiement

Le montant total, échéancier et frais éventuels sont précisés dans la proposition. Délai de paiement : 14 jours après facturation. Les frais logiciels/API sont à la charge du Client. Tout paiement effectué est ferme et non remboursable, sauf annulation imputable à LUNIFAI.

05Résiliation

En cas d'annulation injustifiée après signature : paiement des prestations déjà réalisées, indemnité forfaitaire de 30 % du montant restant dû.

06Propriété

Les livrables sont concédés au Client à usage exclusif après paiement. LUNIFAI conserve ses méthodes, outils et structures techniques.

07Confidentialité

Une clause complète figure dans cette proposition. Les engagements restent valables 5 ans après la fin du projet.

08Droit applicable

Le présent accord est régi par le droit suisse. Compétence exclusive : tribunaux du canton de Genève.

Confidentialité

Clause de confidentialité

Dans le cadre de l'exécution du présent contrat, les Parties reconnaissent que des informations confidentielles pourront être échangées, notamment à caractère commercial, technique, financier, stratégique, organisationnel ou relevant du savoir-faire.

01Définition

Sont considérées comme informations confidentielles toutes les informations, de quelque nature que ce soit, communiquées par écrit, oralement, ou par tout autre moyen, identifiées comme confidentielles ou dont le caractère confidentiel découle raisonnablement de leur nature ou des circonstances de leur divulgation. Cela inclut notamment : les données clients, documents internes, codes sources, architectures logicielles, processus, maquettes, bases de données, ainsi que toute information relative aux activités, projets ou méthodes de travail de l'une des Parties.

02Obligation des Parties

Chaque Partie s'engage à : ne pas divulguer les informations confidentielles à des tiers sans accord préalable écrit de l'autre Partie ; n'utiliser les informations confidentielles qu'aux seules fins de l'exécution du présent contrat ; prendre toutes les mesures nécessaires afin d'assurer la protection et la confidentialité desdites informations, au moins équivalentes à celles qu'elle applique à ses propres informations sensibles.

03Exclusions

Les obligations prévues à la présente clause ne s'appliquent pas aux informations : tombées dans le domaine public sans manquement de la Partie réceptrice ; déjà connues de la Partie réceptrice avant leur divulgation par l'autre Partie ; dont la divulgation est requise par la loi, une autorité judiciaire ou réglementaire compétente (sous réserve d'en informer préalablement l'autre Partie dans la mesure autorisée par la loi).

04Durée

Les obligations de confidentialité prévues à la présente clause resteront en vigueur pendant une période de cinq (5) ans à compter de la signature du présent contrat, y compris en cas de résiliation ou de non-exécution du projet.

05Droit applicable et juridiction compétente

La présente clause est régie par le droit suisse. Tout litige relatif à l'interprétation ou à l'exécution de cette clause sera soumis à la juridiction exclusive des tribunaux du canton de Genève, sous réserve d'un règlement amiable préalable entre les Parties.

Acceptation

Prêt à démarrer ?

En signant ci-dessous, le Client accepte les termes décrits dans la présente proposition. La proposition est déjà émise par LUNIFAI.

Signez la proposition

Lisez et signez ci-dessous. Le paiement sera débloqué automatiquement.

Par LUNIFAI
Lukas Yu Manwaring
Lukas Yu Manwaring signature
Founder · LUNIFAI · 2 août 2026
Par Association 50+ Actif
Eliane Rosset
Signé le (via DocuSeal ci-dessous)

Méthode de paiement

Débloquez le paiement en signant la proposition ci-dessus.